Devleti temsil eden makamlara ve Türk Milleti adına görev yapanlara yazılan yazılar ve sunulan dilekçelerde “Arz ederim” kelimesini kullanılması gerekmektedir. Değerlendirmem, günümüzde çok sık karşılaşılan vatandaşa yazılan yazılarda Rica ederim kelimesinin çok sık, hatalı kullanılması ve kurumların birbirleri ile yaptıkları yazışmalarda hiyerarşiye yanlış anlam yüklenmesi ile ilgilidir.
İlgili Yönetmelik
Resmî yazışmaların esaslarını [elektronik ortam dahil] belirleyen “Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik.”
Devleti temsil eden makamlara yazılacak yazılarda dikkat edilecek hususları.
Kurum içi hiyerarşinin ne olduğunu ve birimlerin birbiri ve alt/üst makamlar ile yazışma usulünü.
Kurumlar arası yazışmalarda özellikli hususları.
Vatandaşa yazı yazma usulünü belirler. [!]
Şöyle ki genel olarak kurum içinde;
Ast → Üste : Arz ederim
Üst → Asta : Rica ederim
Üst makama bilgi vermekvealt makama işlem yaptırmak amacı varsa Arz ve Rica ederim.
Muhatap gerçek kişi ise “Saygılarımla.”, “İyi dileklerimle.” veya “Bilgilerinize sunulur.” ibareleriyle bitirilebilir.
Eşit makamlar : Arz ederim kelimesini kullanırlar.
Kurumlar Arası Yazışmalar
Burada önemli olan kurumların birbirleri ile hiyerarşisi olmadığıdır.
Bazı kurumlar kendilerini bazı kurumlardan üstün görüp yazılarında unvan mevki durumuna bakmadan “Rica ederim” kelimesin kullanıyorlar.
Ancak yazışmada usul,kurumların birbirine hiyerarşisi değil, yazı yazan makamların unvanların birbirleri ile durumu önemlidir.
Yani bir kurumun daire başkanı öbür kurumun daire başkanına yazı yazıyorsa yönetmelikteki gibi eşit makamların yazışmasında kullanılan kelimeyi kullanması gerekiyor ve yönetmelikteki hükümlerin hitaba ilişkin kelimeleri bu esaslara göre kullanacaklardır.
Vatandaşa yazılar yazılar
Esas sorun gerçek kişiye/vatandaşa,kurumlarca yazılanyazılardaki kullanılan kelime.
Kurum yetkilileri genel olarak yazdıkları yazıları “Rica ederim”şeklinde bitiriyorlar.
Oysa yönetmelik bunu da tanımlamış;
Gerçek kişilere yazılacak yazılarda: Saygılarımla, İyi dileklerimle, Bilgilerinize sunulur, kelimeleri kullanmaları gerekiyor. Ama fiili durum hiç de böyle değil.
Kişiler idareye yazı yazarken.
Arz ederim, talep ederim, istiyorum, hatta rica ederim kelimelerini kullanarak yazabilirler, hiçbir sakınca yok. Arz ederim yazılmadığı için talebinin reddi gerekmez.
Tabi ki devleti temsil eden makamlara ve Türk Milleti adına karar veren makamlara başvurularında Arz ederim kelimesini kullanmaları saygı ve kuralın gereğidi.
KURUM ARASI YAZIŞMALAR
Bazı kurumlar kendilerini bazı kurumlardan hiyerarşik olarak üstün görüp yazılarında unvan mevki durumuna bakmadan “Rica ederim” kelimesin kullanıyor.
Ancak usul, kurumların birbirine hiyerarşisi değil, yazı yazanların birbirleri ile unvan eşitliği veya farklılığıdır.
Kurumlar yazışmalarında, yazıyı yazdığı makamın kendi makamı ile uyumunu, eşitliğini ast veya üst olup olmadığını bilerek yönetmelikteki kelimelerden uygun olanı kullanacaktır.
Sonuç ve Öneri
Yazışmalarda kullanılan ifadeler sadece formalite değil, saygı ve doğru iletişim kültürü meselesidir.
Bu konular basit gibi görünse de doğru kullanılmasının gönüllü uyum ve vatandaşlık duygusuna psikolojik artıları vardır.
Bu kurallar, bilimsel çalışmalar sonucu belirlenmektedir ve mutlaka önemsenerek, hizmet içi eğitimlerlepersonelin bilinçlenmesi sağlanmalıdır.
Matbu yazılar, mevcut kurallara uygun hazırlanmalıdır.
Hizmet içi eğitimler, diğer ilgili yasal düzenlemeler konusunda da yapılmalıdır. Bu çok daha önemlidir. Her görevli yaptığı işin karşılığı olan yasal düzenlemeye vakıf olmalıdır.
Bu; güzel ülkemizin vatandaşlarının yararına olacaktır.
