Külliyen Brifing Mafiş İcraat!

Bir işin yapılması, bir kararın alınması için kamuda sık başvurulan yollardan birisi de yapılan toplantılardır.

Kurumun işleyişi ya da düzenlenmesi ile ilgili olarak kurum yetkililerinin bir araya gelmesi, fikir alışverişinde bulunmaları ve sorunların tartışılarak çözüme kavuşturulması çok önemlidir.
Toplantılar, amacın gerektirdiği sıklıkta ve önemde yapılmalıdır. Bu yönü ile yapılan toplantılar amaca hizmet eder. Ancak bu yapılmamakta, çoğu zaman toplantı yapmak amaç haline gelmektedir. Böyle olunca da hizmetin iyi yapılması, sorunun çözülmesine yardımcı olunması gereken toplantılar bizzat sorun olmaya başlamaktadır.
Kamuda uzun süre, üst düzey görevlerde bulunmuş biri olarak, ben de birçok toplantıya katıldım. Çoğu zaman toplantılardan biraz fırsat bulup işimizi yapmaya fırsatımız olmamıştır.

Özellikle merkez bürokrasisi sürekli toplantı yapar. Yöneticiler, “toplantım var” sözünü sık kullanarak hem işlerinin yoğunluğunu göstermek ister hem de istenmeyen ziyaretçilerin görüşme talepleri reddedilir.

Yönetici asistanlarının en çok kullandıkları, “Beyefendi, şu an toplantıdalar efendim.” sözüdür.

Kamuda bireysel sorumluluk alma yeteneğinin geliştirilememesi, teşebbüs kabiliyetinin sınırlandırılması, özgüven azlığı gibi nedenler, gereğinden fazla toplantı yapılmasına yol açmaktadır. Ayrıca bir işi sürüncemede bırakmanın en etkin yolu onu komisyonlara havale etmek olmaktadır. Bir başka ifadeyle, bir kişinin bir saatte yapması gereken bir işi, iki kişi iki saatte yapmakta, bazen bu işin yapılması için üçüncü kişi beklenmektedir.

Devamlılığı olması gereken toplantılarda katılımcıların sürekli değişmesi, gelen kişilerin toplantı içeriğinden habersiz olmaları da iş verimliliğini düşürmektedir.

Genellikle katılımcıların çoğu toplantıya hazırlıksız gelir. Oradaki konuşmalardan mevzu çıkararak “laf olsun torba dolsun” misali, “ben bu konuyu zaten önceden biliyordum” diye konuşur. Bazıları ben de buradayım demek için gerekli gereksiz konuya girer. Bazıları ise, sessizce durur toplantının bir an önce bitmesini bekler. Ortaya “beyinlerin dansı” diyebileceğimiz bir fikir alışverişi ortaya çıkmaz. Toplantı neticesi hazırlanan, çok çalışıldığını gösteren! Tutanak oradaki bir-iki kişinin yönlendirmesiyle şekillenir. Diğerleri imza atar. Ya da sadece toplantıya katılanlarım isim ve kurumları unvanları telefonlarını tespit eden bir çizelgeye imza atılır.

Kurumlar arası toplantılarda ise, kurum temsilcileri kurum taassubuyla hareket ettiklerinden çoğu zaman hiç sonuç alınmaz. Kısır döngülerde kısır tartışmalarla toplantı uzar gider.

Kamu bürokrasisinde kesinlikle ehliyet, liyakat sistemi oturmalıdır. Makamlar bir talih kuşu gibi birilerinin başına konmamalıdır.

Toplantılar, belirli bir disiplin içerisinde, mutlaka gündemli yapılmalı, katılımcıların hazırlıklı olarak katılımları sağlanmalıdır.

Toplantı neticesi alınan kararlar icraata yansımalı ve takip edilmelidir.

Toplantılar belirlenen zamanda başlamalı ve bitmelidir. Ucu açık zamana yayılan toplantılarda amaca hizmet etmeyen birçok gereksiz konuşmalar olmakta, toplantı şirazesinden çıkarak geyik muhabbetine ya da şamataya dönüşmektedir.

Toplantı ruhunu ve amacını kaybetmemelidir.

Sonuç olarak; toplantılar amacına uygun olarak yapılması halinde önemlidir, gereklidir. Yeter ki doğru kararlar alınsın ve icraata dönüşsün.

Beklenen budur.

Ülkemizdeki bürokrasiyi tam olarak yansıtan; bürokrasideki uzun zaman kaybını, boş yazışmaları, gerçekleşmeyen icraatları hicveden şu tekerlemeyi yazmadan geçemeyeceğim.

Yevmel brifing ( Her gün toplantı)

Mebrulen tahrirat (boş yazışmalar)

Harfiyen itaat (tam itaat)

Mafiş icraat (sıfır icraat)